Reform des Nachweisgesetzes und ihre Folgen für Arbeitsverträge | Hogan Lovells

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Hauptgrund für die Reform des Beweismittelgesetzes ist die Richtlinie (EU) 2019/1152 über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen in der EU („Routing“) vom europäischen Gesetzgeber beschlossen, die der deutsche Gesetzgeber bis zum 1. August 2022 in nationales Recht umsetzen muss. Einen ersten Ausblick auf die Beweisrechtsreform hat bereits der Gesetzentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales vom Januar 2022 gegeben.

Auf Grundlage des Gesetzentwurfs wurde nun ein Regierungsentwurf veröffentlicht. Am 23. Juni 2022 soll der Deutsche Bundestag über eine Gesetzesreform abstimmen, Unter anderem, berührt das Beweisrecht. Aus heutiger Sicht sind keine wesentlichen Änderungen am Regierungsentwurf zu erwarten und es ist wahrscheinlich, dass der Entwurf wie derzeit vorgeschlagen in Gesetz umgesetzt wird. Die wesentlichen Regelungen sollen am 1. August 2022 in Kraft treten.

Erweiterung der Beweispflichten

Das aktuelle Nachweisgesetz enthält einen umfassenden Katalog wesentlicher Arbeitsbedingungen, die Arbeitgeber schriftlich festhalten und ihren Arbeitnehmern aushändigen müssen. Durch die Reform wird die Nachweispflicht der Arbeitsbedingungen deutlich ausgeweitet.

Neben der aktuellen Nachweisliste, Angaben zur Dauer der Probezeit, erweiterte Angaben zu Ruhezeiten, Voraussetzungen zur Beantragung und Abgeltung von Überstunden, allfälliger Anspruch auf Weiterbildung und Verfahren im Kündigungsfall inkl. Angabe der Befristung zum Ausfüllen einer Klage wegen ungerechtfertigter Entlassung enthalten sein. Das bedeutet zum Beispiel, dass Arbeitgeber ihre Arbeitnehmer schriftlich darauf hinweisen müssen, dass sie nach Erhalt einer Kündigung drei Wochen Zeit haben, eine Kündigungsschutzklage beim Arbeitsgericht einzureichen. Ob diese Informationen bei einer anzuzeigenden Gesetzesänderung aktualisiert werden sollen, ist im Regierungsentwurf nicht geregelt. Hier muss die Praxis (Arbeitsgericht) eine Richtung entwickeln.

Die Frist für den schriftlichen Nachweis eines Arbeitnehmers auf den ersten Tag der Beschäftigung wird bei bestimmten Kriterien verkürzt. Das verschärft das Gesetz. Bisher musste der Nachweis spätestens einen Monat nach Aufnahme der Geschäftsbeziehung erbracht werden.

Halten Sie sich an die Schriftform

Obwohl die Richtlinie den Einsatz moderner Kommunikationsmittel zum Nachweis in elektronischer Form erlaubt, will der deutsche Gesetzgeber an der traditionellen Schriftform festhalten. Daher können Arbeitgeber in Deutschland ihren Pflichten nach dem Nachweisgesetz nur nachkommen, indem sie alle erforderlichen Angaben auf Papier festhalten, handschriftlich unterschreiben und dem einzelnen Arbeitnehmer aushändigen. Dies ist eine übermäßige und veraltete bürokratische Belastung. Es ist kein triftiger Grund ersichtlich, dem Wunsch vieler Unternehmen nach Digitalisierung und Beschleunigung formaler Prozesse nicht nachzukommen. In der Praxis wird dieser Arbeitsverträge weiterhin regelmäßig von Vertretern des Arbeitgebers handschriftlich unterschreiben lassen, um den Anforderungen des Beweisgesetzes gerecht zu werden. Dabei sieht das deutsche Recht bis auf wenige Ausnahmen kein Formerfordernis für den Abschluss von Arbeitsverträgen vor.

Bußgelder wegen Verstoßes gegen das Beweisrecht

Die Reform des Beweisgesetzes wurde von neuen Strafen begleitet. Bislang hat die Verletzung der Beweispflicht durch den Arbeitgeber indirekte Nachteile für ihn, beispielsweise hinsichtlich der Beweislast in einem allfälligen arbeitsgerichtlichen Verfahren. Der Gesetzentwurf sah erstmals eine Ordnungswidrigkeit für jeden Einzelfall der Verletzung von Pflichten nach dem Beweisgesetz vor. Im jüngsten Regierungsentwurf wurde das angedrohte Bußgeld auf 2.000 Euro pro Verstoß erhöht.

Auswirkungen auf das Vertragsmanagement im Unternehmen

Die Ausweitung der Nachweispflicht, verbunden mit dem Bußgeldrisiko, bei gleichzeitiger Einhaltung der strengen Schriftform, ist eine enorme Belastung für Arbeitgeber. Arbeitgeber kommen den Anforderungen des Nachweisgesetzes regelmäßig durch schriftliche Arbeitsverträge nach, die grundlegende Arbeitsbedingungen regeln. Vertragsformulare, die die neu gelisteten Standards nicht abdecken, müssen daher zukünftig gesetzeskonform angepasst werden. Eine Ausnahme sieht der Regierungsentwurf für vor dem 1. August 2022 geschlossene Arbeitsverhältnisse vor. Hier sind Arbeitgeber nur verpflichtet, fehlende Nachweise auf Anfrage betroffener Arbeitnehmer zu erbringen.

Umso wichtiger ist die Aktualisierung von Arbeitsverträgen, denn künftig kann die Nichteinhaltung der Anforderungen des Beweisgesetzes mit Bußgeldern geahndet werden. Es bleibt abzuwarten, inwieweit die meist personell unterbesetzten Behörden Kontrollen durchführen werden, um etwaige Verstöße aufzudecken. Die Gesetzeslogik rechnet mit rund 31.400 Kontrollen pro Jahr – bei einer Zahl von etwa drei Millionen Unternehmen in Deutschland.

Perspektiven

Das Regierungsprojekt ist nur ein Entwurf und noch kein Gesetz. Die Evidenzgesetzreform soll jedoch in dem in einem Regierungsentwurf vorgesehenen Umfang noch vor Ende Juni 2022 verabschiedet werden.

Für Unternehmen erhöht die Erweiterung des Index der Geschäftsbedingungen den Verwaltungsaufwand. Der angedrohte Ordnungswidrigkeitsverstoß erhöht diese Belastung, indem er den Rechtsverletzer mit Bußgeldern belegt. Da der Gesetzgeber die elektronische Form zur Beweisführung gegenüber Arbeitnehmern jedoch nicht zulässt, wird der erhöhte Aufwand nicht durch eine erhöhte Flexibilität kompensiert.