Typische Fehler bei der Gehaltsabrechnung

Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, für Ihre Mitarbeiter einmal im Monat eine Gehaltsabrechnung zu erstellen. So sieht es der Gesetzgeber vor. Mit der Abrechnung sind verschiedene Vorgaben verbunden. So müssen Sie die Abrechnung in einer korrekten Form einreichen. Es gibt verschiedene Posten, die Sie auf der Abrechnung verpflichtend angeben müssen. Und nicht zuletzt müssen die Werte stimmen. Typische Fehler ergeben sich unter anderem im formalen Bereich, aber auch in Bezug auf die Abrechnung selbst. In größeren Unternehmen gibt es einen Buchhalter, der sich mit der Materie auskennt. Die Einstellung eines Mitarbeiters, der die Abrechnungen übernimmt, ist in kleinen Unternehmen nicht zielführend. Die Kosten wären zu hoch, die Arbeitsaufgaben reichen mitunter für eine halbe Stelle nicht aus.

Wenn der Arbeitnehmer die Gehaltsabrechnung selbst erstellt

Viele Arbeitnehmer in kleinen Unternehmen erstellen die Gehaltsabrechnung selbst. Dies gilt vor allem dann, wenn sie weniger als fünf Mitarbeiter beschäftigen. Grundsätzlich gibt es keine gesetzliche Vorgabe, die die Einstellung eines Experten für die Gehaltsabrechnung bestimmt. Somit können Sie in Eigenleistung die Gehaltsabrechnung erstellen und an Ihre Mitarbeiter weiterleiten. Beachten Sie jedoch, dass Sie Probleme bekommen könnten, wenn Fehler auftreten. Nicht nur der Mitarbeiter kann Sie in Regress nehmen: Sie reichen die Gehaltsabrechnung beim Finanzamt ein, denn die Löhne und Gehälter stellen für Sie eine Ausgabe dar, die Ihren Umsatz und entsprechend Ihr zu versteuerndes Einkommen reduziert. Sollten dem Finanzamt Fehler in der Abrechnung auffallen, kann dies Ärger geben und in einigen Fällen sogar Bußgelder nach sich ziehen. Somit ist es für Sie wichtig zu wissen, welche Positionen eine Gehaltsabrechnung enthalten muss. Diese Positionen müssen Sie in jeder von Ihnen erstellten Gehaltsabrechnung berücksichtigen.

Professionelle Hilfe bei der Erstellung von Gehaltsabrechnungen

Fehlern beugen Sie vor, indem Sie sich professionelle Hilfe bei der Erstellung der Abrechnungen holen. Zwischen der Abrechnung in Eigenverantwortung und der Einstellung eines Buchhalters liegt die Möglichkeit, die Gehaltsabrechnungen an einen externen Dienstleister abzugeben. Dies ist deutlich günstiger, als wenn Sie einen Buchhalter einstellen. Sie haben aber den Vorteil, dass Sie sich mit diesem Bereich Ihrer beruflichen Tätigkeit nicht mehr auseinandersetzen müssen. Dies bringt Ihnen mehr Zeit für Ihre eigentlichen Aufgaben und einen gewissen Schutz vor Fehlern, die in einer Gehaltsabrechnung auftreten können.

Diese Fehler kommen besonders häufig vor:

* Formfehler – Sie haben wichtige persönliche Angaben vergessen
* Berechnungsfehler bei der Zusammensetzung des Gehaltes
* Berechnungsfehler bei der Abrechnung der Kosten für Steuern und Sozialabgaben
* Fehlende Zuschläge für Sonn- und Feiertagsarbeit und für Nachtschichten
* Fehlende Berücksichtigung der neuesten gesetzlichen Vorgaben

Beachten Sie, dass sich die gesetzlichen Vorgaben in unregelmäßigen Abständen ändern. Das Problem liegt darin, dass die Änderungen nicht nur zum Beginn eines neuen Jahres, sondern auch mitten im Jahr auftreten können. Da Sie als Unternehmer vorrangig mit Ihrem Tagesgeschäft befasst sind, können Ihnen diese Anpassungen schnell entgehen. In der Folge treten Fehler auf, die Sie gar nicht bewusst gemacht haben, für die Sie aber dennoch die Konsequenzen tragen müssen. Setzen Sie sich demnach mit dem Thema auseinander oder entscheiden Sie sich, die Hilfe eines Experten in Anspruch zu nehmen.

Kasimir Walter

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